Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung mit SAP

SI PRO konzentriert sich im SAP Public Sector nicht auf abstrakte Zielbilder, sondern auf konkrete Umsetzungsfelder: Arbeitssicherheit und Umweltprozesse mit SAP EHS, prüfpflichtige Labor- und Dienstleistungsprozesse mit SAP QM sowie Import-, Export- und Sanktionslistenprüfungen mit SAP GTS.

Mit mehr als 25 Jahren SAP Beratungserfahrung unterstützt SI PRO öffentliche Organisationen bei der fachlichen Konzeption, Implementierung, Integration, Migration, und Rollout.

SAP EHS öffentliche Verwaltung

Gefährdungsbeurteilungen, Unfallmeldungen, Arbeitsmedizin, Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter und behördliche Nachweise in einem integrierten SAP-Prozess.

SAP QM öffentliche Verwaltung

LIMS, Probenverwaltung, Prüflose, Qualitätsmeldungen, dokumentierte Freigaben für kritische behördliche Prüfungen und Überwachungsprozesse.

SAP GTS Behörden

Sanktionslistenprüfung, Einfuhrkontrolle, Zollabwicklung und Genehmigungsmanagement für öffentliche Beschaffung und technische Güter.

SAP EHS: Rechtssicheres Arbeitsschutzmanagement in öffentlichen Liegenschaften

Viele öffentliche Organisationen betreiben Verwaltungen, Bauhöfe, Kliniken, Schulen, technische Dienste, Werkstätten oder infrastrukturelle Einrichtungen. Mitarbeitende arbeiten in unterschiedlichen Gefährdungssituationen – von Büroarbeitsplätzen über technische Anlagen bis hin zu Außendienst- und Instandhaltungstätigkeiten. Häufig fehlen jedoch einheitliche Prozesse für Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Unfallmanagement und Arbeitsschutzdokumentation.

Warum der Kunde SI PRO gewählt hat

Der Kunde benötigte keine isolierte Arbeitsschutzlösung, sondern einen SAP-integrierten Ansatz mit Bezug zu Personalmanagement, Organisationsstrukturen, Instandhaltung, Dokumentenmanagement und Compliance-Anforderungen. Entscheidend war die Erfahrung von SI PRO in SAP EHS, öffentlicher Verwaltung, SAP S/4HANA Integration sowie der Einbindung von SAP HCM SuccessFactors in arbeitsschutzrelevante Prozesse.

Die SI PRO Vorgehensweise

SI PRO startete mit einem Fit/Gap entlang der realen Arbeitsschutzprozesse: Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen-steuerung, Unterweisungen, Unfallmanagement, Gefahrstoff-management und Nachweisführung. Bestehende Excel-Listen, Unterweisungsnachweise, Organisationsstrukturen und personen-bezogene Datenquellen wurden gegen bestehende SAP-Stammdaten geprüft.

Danach wurde ein Zielprozess in SAP EHS modelliert. Gefährdungen, Maßnahmen, Betriebsanweisungen, Unterweisungen und Unfallmeldungen wurden mit organisatorischen Verantwortlichkeiten und Rollen verknüpft. Schnittstellen zu SAP HCM SuccessFactors, SAP PM, SAP DMS sowie optional zu externen Dokumentations- und Schulungssystemen wurden fachlich und technisch eingeplant.

Die Unterstützung im Detail

  • Aufbau eines zentralen Arbeitsschutzmanagements mit Standort-, Organisations- und Verantwortlichkeitsbezug.
  • Durchführung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen inklusive Maßnahmenverfolgung und Prüffristen.
  • Integration von Unterweisungsprozessen mit Nachweisführung, Erinnerungslogiken und rollenbasierten Schulungsanforderungen.
  • Abbildung von Unfallmanagementprozessen inklusive Meldung, Ursachenanalyse, Maßnahmensteuerung und Auditnachweis.
  • Einbindung des Gefahrstoffmanagements in bestehende Arbeitsschutz- und Compliance-Prozesse.
  • Integration von SAP HCM SuccessFactors zur Übernahme von Organisationsdaten, Mitarbeitendenrollen und Qualifikationen.
  • Einrichtung von Auswertungen für Arbeitsschutz, HR, Standortverantwortliche, Revision und Management.
  • Migration bestehender Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsnachweise und Arbeitsschutzlisten inklusive Datenqualitätsprüfung.
  • Testmanagement mit fachlichen Szenarien für Unterweisungen, Unfallmeldungen, Maßnahmenverfolgung, Eskalationen und Auditprüfungen. 

 

Projektergebnis

Arbeitsschutzprozesse wurden von dezentralen Listen und Einzelanwendungen in einen prüfbaren SAP-gestützten Gesamtprozess überführt. Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Unfallmeldungen sind nachvollziehbar dokumentiert, Verantwortlichkeiten transparent zugeordnet und Maßnahmen revisionssicher nachverfolgbar. Die öffentliche Organisation reduzierte manuelle Nacharbeiten im Arbeitsschutz und erhielt eine belastbare Grundlage für interne Audits, Compliance-Anforderungen und behördliche Prüfungen.

SAP QM: Transparente Qualitätssicherung in Beschaffung und Instandhaltung

In Prüf- und Monitoringslaboren betrifft Qualitätssicherung nicht nur die eigentlichen Analyse- und Messprozesse. Ebenso kritisch sind eingesetzte Prüfmittel, Reagenzien, technische Geräte, Probenahmesysteme, externe Laborleistungen sowie Dienstleistungen von Drittanbietern. Ohne integrierte Prüf- und Freigabeprozesse entstehen Medienbrüche zwischen Probennahme, Probeneingang, Laborbetrieb, Qualitätssicherung und Dokumentation.

 

Warum der Kunde SI PRO gewählt hat

Der Kunde suchte einen SAP-Partner, der SAP QM für Prüf- und Monitoringslabore nicht als reines Standard-Customizing versteht, sondern als integrierten und auditierbaren Fachprozess zwischen Probennahme, Probeneingang, Laborbetrieb, Qualitätssicherung, Geräteverwaltung und Dokumentation. SI PRO wurde aufgrund der Erfahrung mit Laborprüfprozessen, Prüfmittelverwaltung, Freigabeverfahren, Zertifikatsmanagement und S/4HANA-Prozessintegration ausgewählt.

Die SI PRO Vorgehensweise

SI PRO analysierte zunächst, welche Proben, Prüfmittel, Materialien, Geräte und externen Leistungen qualitätsrelevant sind und an welchen Prozesspunkten Prüfungen, Freigaben oder Dokumentationen ausgelöst werden müssen. Dazu gehörten Probennahmen, Probeneingänge, Laboranalysen, Geräteprüfungen, externe Laborleistungen, Abweichungsmeldungen sowie dokumentationspflichtige Freigaben und Auditnachweise.

Auf dieser Basis wurden Prüflosarten, Prüfpläne, Prüfmerkmale, Stichprobenverfahren, Freigabeprozesse, Verwendungsentscheide und Qualitätsmeldungen konzipiert. Die Integration erfolgte mit SAP QM, SAP MM, SAP PM, SAP DMS, Geräte- und Materialstammdaten sowie optionalen Workflow-Komponenten für qualitätsgesicherte Vier-Augen-Freigaben.

Die Unterstützung im Detail

  • Definition qualitätsrelevanter Proben-, Material- und Gerätegruppen sowie Aktivierung der Qualitätsprüfung in den relevanten Stammdaten.
  • Einrichtung von Prüfprozessen für Probeneingänge mit automatischer Prüfloserzeugung.
  • Aufbau von Prüfplänen mit quantitativen und qualitativen Merkmalen für Laboranalysen, Geräteprüfungen und Monitoringprozesse.
  • Abbildung von Freigaben, Sperrungen, Nachprüfungen und Rückweisungen im integrierten SAP-QM-Prozess.
  • Integration von Qualitätsmeldungen für Abweichungen, Reklamationen und interne Laborereignisse.
  • Anbindung von Zertifikats- und Nachweisdokumentationen für chargen-, geräte- oder lieferantenbezogene Prüfungen.
  • Einbindung von SAP DMS für Prüfprotokolle, Gutachten, Laborberichte, Freigabedokumente und Auditnachweise.
  • Einrichtung von Kennzahlen für Fehlerquoten, Nachprüfungen, Gerätezuverlässigkeit, Durchlaufzeiten und Qualitätsabweichungen.
  • Integration qualitätsrelevanter Prozesse mit SAP PM für Prüfmittel- und Gerätewartung.  

 

Projektergebnis

Qualitätsrelevante Proben, Materialien und Prüfprozesse werden automatisch erkannt und gesteuert. Fachbereiche dokumentieren Prüfergebnisse direkt im SAP-Prozess, Abweichungen und Freigaben sind revisionssicher nachvollziehbar, und Labor- sowie Prüfprozesse werden medienbruchfrei integriert. Der Kunde reduzierte ungeprüfte Prozessschritte, verkürzte Klärungszeiten bei Abweichungen und verbesserte die Transparenz sowie Auswertbarkeit der Qualitäts- und Monitoringdaten.

SAP GTS: Automatisierte Compliance und Importkontrolle für die Beschaffung im Public Sector

Behörden, öffentliche Forschungseinrichtungen, Sicherheitsorganisationen und technische Landesbetriebe beschaffen Güter mit außenwirtschaftlicher Relevanz. Dazu gehören IT-Komponenten, Labortechnik, Ersatzteile, Fahrzeuge, Messgeräte oder Dual-Use-nahe Materialien.

 

Warum der Kunde SI PRO gewählt hat

Der Kunde benötigte SAP GTS Expertise für eine integrierte Compliance-Prüfung in Beschaffung, Prüfung und Stammdatenpflege. Wichtig waren saubere Prüflogiken, nachvollziehbare Trefferbearbeitung, Integration in SAP S/4HANA und ein Berechtigungskonzept für zentrale Außenwirtschaftsstellen und dezentrale Fachbereiche.

Die SI PRO Vorgehensweise

SI PRO nahm zunächst die relevanten Geschäftsobjekte auf: Lieferanten, Debitoren, Partnerrollen, Bestellungen, Lieferungen, Ausfuhrvorgänge, Materialklassifikationen und Genehmigungen. Danach wurde festgelegt, welche Prüfungen automatisiert laufen und welche Treffer fachlich eskaliert werden.

Die Lösung wurde mit SAP GTS Compliance Management, Trade Control und Customs Management konzipiert. SAP S/4HANA lieferte Belege und Stammdaten; SAP GTS übernahm Sanktionslistenprüfung, Genehmigungsprüfung, Zollklassifizierung und dokumentierte Freigaben.

Die Unterstützung im Detail

  • Einrichtung automatisierter Sanktionslistenprüfung für Geschäftspartner aus SAP S/4HANA.
  • Definition von Trefferbearbeitung, Eskalation, Freigabe und Sperrlogik für zentrale Compliance-Teams.
  • Integration von Materialklassifizierung, Warennummern, Exportkontrollnummern und Genehmigungsdaten.
  • Aufbau von Prüfprozessen für Bestellungen.
  • Konzeption von Rollen und Berechtigungen für Fachbereich, Zollstelle, Compliance und Systemadministration.
  • Testfälle für Positivtreffer, Falsch-Positiv-Bearbeitung, Belegsperren, Freigaben und Audit-Trails.
  • Vorbereitung von Betriebsprozessen für Listenupdates, Monitoring, Fehlerbehandlung und Nachweisanfragen.

 

Projektergebnis

Außenwirtschaftliche Risiken werden früher im Prozess erkannt. Geschäftspartner, Belege und Materialien werden automatisiert geprüft, kritische Vorgänge werden gesperrt und fachlich freigegeben. Die Behörde erhielt einen dokumentierten SAP-GTS-Prozess mit Audit-Trail, klaren Verantwortlichkeiten und reduzierter Abhängigkeit von manuellen Einzelfallprüfungen.

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Public-Sector-Erfahrung

Mit über 25 Jahren SAP-Beratungserfahrung kennt SI PRO die fachlichen, organisatorischen und regulatorischen Anforderungen öffentlicher Einrichtungen, Landesbetriebe und kommunaler Unternehmen.

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Revisionssichere Prozesse

SI PRO schafft auditierbare, dokumentierte und prüfbare SAP-Prozesse für Arbeitsschutz, Qualitätsmanagement und Außenwirtschaft – von der Fachkonzeption bis zur Betriebsübergabe.

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